Cómo hacer una factura como autónomo paso a paso
La primera factura que hice como autónomo la revisé cuatro veces antes de enviarla, convencido de que me faltaba algo. No es una sensación rara: emitir una factura mal hecha no es solo un problema estético, si falta alguno de los datos obligatorios Hacienda puede considerarla no válida a efectos fiscales, con sanciones que van de 50€ a 10.000€ por factura según la gravedad. Aquí tienes los datos exigidos por ley, un ejemplo trabajado y los errores que más veo repetirse entre autónomos que empiezan.
Los 12 datos obligatorios de una factura
| # | Dato | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | Número de factura | Correlativo, sin saltos (una serie por año es lo habitual) |
| 2 | Fecha de emisión | Día en que se emite la factura |
| 3 | Datos del emisor | Nombre completo, NIF y domicilio fiscal |
| 4 | Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio |
| 5 | Descripción | Qué producto o servicio se ha prestado, de forma clara |
| 6 | Fecha del servicio | Solo si es distinta a la fecha de emisión |
| 7 | Base imponible | Importe antes de impuestos |
| 8 | Tipo e importe de IVA | Porcentaje aplicado y cuota resultante |
| 9 | Retención de IRPF | 7% los dos primeros años de actividad, 15% en general, si aplica |
| 10 | Total a pagar | Suma final tras impuestos y retenciones |
| 11 | Condiciones de pago | Forma y plazo de pago acordado |
| 12 | Código QR / firma electrónica | Obligatorio solo cuando entre en vigor Verifactu para tu caso (ver más abajo) |
Ejemplo paso a paso
Imagina que eres diseñador/a gráfico/a autónomo/a y facturas 500€ + IVA a un cliente por un logotipo:
1. Número: Factura 2026-014.
2. Fecha: 20/07/2026.
3. Emisor: Tu nombre, NIF, dirección.
4. Cliente: razón social, CIF, dirección.
5. Concepto: "Diseño de logotipo corporativo".
6. Base imponible: 500,00€.
7. IVA (21%): 105,00€.
8. IRPF (15%, si no estás en los dos primeros años): -75,00€.
9. Total: 500 + 105 - 75 = 530,00€.
El error más común
Olvidar la retención de IRPF cuando el cliente es otra empresa o autónomo (no aplica si facturas a un particular). Muchos autónomos que empiezan lo pasan por alto y luego tienen descuadres en la declaración trimestral.
Cómo corregir una factura sin liarla más
Aquí es donde más veo bloquearse a quien empieza: te das cuenta de un error (un importe mal, un NIF equivocado) y la tentación es borrar la factura y volver a emitirla con el mismo número. No hagas eso — rompe la numeración correlativa, que es justo lo que Hacienda revisa primero. El procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa: un documento nuevo, con su propio número dentro de la serie, que referencia explícitamente el número de la factura original y detalla qué se corrige. Si el error fue de más (cobraste de más), la rectificativa resta; si fue de menos, suma. La original nunca desaparece, queda ahí como parte del histórico — eso es precisamente lo que da trazabilidad al sistema.
Cuándo puedes usar una factura simplificada (y cuándo no)
No todas las ventas necesitan una factura completa con todos los datos del cliente. Para importes de hasta 400€ (IVA incluido) a consumidores finales, puedes emitir una factura simplificada — el equivalente moderno del antiguo tique — sin necesidad del NIF ni domicilio completo del comprador. En cuanto el cliente es otra empresa o autónomo (operación B2B), o el importe supera ese umbral, la factura completa con todos los datos es obligatoria, sin excepción.
¿Qué cambia con Verifactu?
Verifactu no cambia qué datos lleva la factura, sino cómo se genera: exige que el programa de facturación selle cada factura con una huella digital encadenada a la anterior, de forma que no se pueda alterar ni "hacer desaparecer" una factura ya emitida sin que se note. Tras el aplazamiento anunciado por el Gobierno el 2 de diciembre de 2025, la fecha de entrada en vigor es el 1 de enero de 2027 para pymes y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Hasta entonces no es obligatorio, pero usar ya un programa preparado (ver nuestra comparativa de programas de facturación) evita tener que migrar con prisa cuando se acerque la fecha.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas con una plantilla de Word o Excel?
Hoy por hoy sigue siendo posible mientras Verifactu no sea obligatorio para tu caso, pero es fácil olvidar algún dato y no queda ningún registro protegido frente a modificaciones. En cuanto entre en vigor la normativa para autónomos (julio de 2027), quedará prohibido usar programas ofimáticos convencionales para facturar.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Cuatro años, tanto las emitidas como las recibidas, por si Hacienda las solicita en una comprobación.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
No se debe borrar ni reemplazar: se emite una factura rectificativa que hace referencia a la original y corrige el importe o dato erróneo.
¿Siempre tengo que aplicar retención de IRPF en mis facturas?
No. La retención de IRPF solo se aplica cuando facturas a otra empresa o autónomo (actividades profesionales), no cuando facturas a un particular o consumidor final. Es un error muy habitual entre quienes empiezan: aplicar retención a un cliente particular, o al revés, olvidarla al facturar a una empresa.