Cómo hacer una factura como autónomo paso a paso
Emitir una factura mal hecha no es solo un problema estético: si falta alguno de los datos obligatorios, Hacienda puede considerarla no válida a efectos fiscales, y eso puede acarrear sanciones de entre 50€ y 10.000€ por factura. Aquí tienes los datos exigidos por ley y un ejemplo para no olvidarte de ninguno.
Los 12 datos obligatorios de una factura
| # | Dato | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | Número de factura | Correlativo, sin saltos (una serie por año es lo habitual) |
| 2 | Fecha de emisión | Día en que se emite la factura |
| 3 | Datos del emisor | Nombre completo, NIF y domicilio fiscal |
| 4 | Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio |
| 5 | Descripción | Qué producto o servicio se ha prestado, de forma clara |
| 6 | Fecha del servicio | Solo si es distinta a la fecha de emisión |
| 7 | Base imponible | Importe antes de impuestos |
| 8 | Tipo e importe de IVA | Porcentaje aplicado y cuota resultante |
| 9 | Retención de IRPF | 7% los dos primeros años de actividad, 15% en general, si aplica |
| 10 | Total a pagar | Suma final tras impuestos y retenciones |
| 11 | Condiciones de pago | Forma y plazo de pago acordado |
| 12 | Código QR / firma electrónica | Obligatorio solo cuando entre en vigor Verifactu para tu caso (ver más abajo) |
Ejemplo paso a paso
Imagina que eres diseñador/a gráfico/a autónomo/a y facturas 500€ + IVA a un cliente por un logotipo:
1. Número: Factura 2026-014.
2. Fecha: 20/07/2026.
3. Emisor: Tu nombre, NIF, dirección.
4. Cliente: razón social, CIF, dirección.
5. Concepto: "Diseño de logotipo corporativo".
6. Base imponible: 500,00€.
7. IVA (21%): 105,00€.
8. IRPF (15%, si no estás en los dos primeros años): -75,00€.
9. Total: 500 + 105 - 75 = 530,00€.
El error más común
Olvidar la retención de IRPF cuando el cliente es otra empresa o autónomo (no aplica si facturas a un particular). Muchos autónomos que empiezan lo pasan por alto y luego tienen descuadres en la declaración trimestral.
¿Qué cambia con Verifactu?
Verifactu no cambia qué datos lleva la factura, sino cómo se genera: exige que el programa de facturación selle cada factura con una huella digital encadenada a la anterior, de forma que no se pueda alterar ni "hacer desaparecer" una factura ya emitida. Tras el aplazamiento anunciado por el Gobierno el 2 de diciembre de 2025, la fecha de entrada en vigor es el 1 de enero de 2027 para pymes y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Hasta entonces no es obligatorio, pero usar ya un programa preparado (ver nuestra comparativa de programas de facturación) evita tener que migrar con prisa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas con una plantilla de Word o Excel?
Hoy por hoy sigue siendo posible mientras Verifactu no sea obligatorio para tu caso, pero es fácil olvidar algún dato y no queda ningún registro protegido frente a modificaciones. En cuanto entre en vigor la normativa para autónomos (julio de 2027), quedará prohibido usar programas ofimáticos convencionales para facturar.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Cuatro años, tanto las emitidas como las recibidas, por si Hacienda las solicita en una comprobación.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
No se debe borrar ni reemplazar: se emite una factura rectificativa que hace referencia a la original y corrige el importe o dato erróneo.